Je nutné zaměstnávat mzdovou účetní, nebo stačí externí firma?

general-business-1241245Profese mzdové účetní je vysoce specializovaná a ve firmě s více zaměstnanci těžko nahraditelná. Přestože existují i firmy, které jsou právně bez zaměstnanců a mzdovou účetní nepotřebují, většina ostatních společnosti se bez odborníka, který je schopen zpracovat celou mzdovou agendu, neobejdou. Z historického i praktického hlediska je obvyklejší mít mzdovou účetní jako vlastního zaměstnance. Na druhou stranu, moderním trendem je outsourcing zpracování mezd. Jaké jsou výhody toho kterého přístupu? A v jaké situaci se vyplatí mít interní a kdy externí mzdovou účetní?

Mzdové účetnictví je samostatná disciplína vyžadující pečlivost a odbornost, ale také schopnost jednat s lidmi a chápat jejich potřeby. Rostoucí nároky na mzdové účetní a prakticky neexistující systém na jejich středoškolské a vysokoškolské vzdělávání mají za následek nedostatek kvalitních odborníků. Mzdový účetní je však pro firmu se zaměstnanci nezbytný a společnosti jsou tak postaveny před rozhodnutí, jestli svěřit mzdovou agendu účetnímu – zaměstnanci, nebo externí firmě. V současnosti se stále více společností přiklání k outsourcingu. Toto řešení ušetří mnohé starosti a také finance. I přes jednoznačné objektivní výhody ale záleží především na podmínkách ve firmě. Jsou případy, kdy je interní mzdový účetní jednoznačně lepší, než externista a naopak.

Interní mzdová účetní je radost i starost

Jaké jsou výhody a nevýhody tradičního interního mzdového účetnictví?

Nedůležitější výhodou interního přístupu je fyzická přítomnost účetního ve firmě a možnost všechny požadavky řešit osobně a na místě. Mzdová účetní se stará o výpočty všech mezd, jejich náhrad, nemocenských dávek a cestovních náhrad. Na starosti má také odvody za zaměstnance, a to jak na Finanční úřad, tak na správu sociální zabezpečení a zdravotní pojišťovny, kam zaměstnance také přihlašuje a odhlašuje.

Nedílnou součástí je příprava podkladů pro statistické výkaznictví Českého statistického úřadu a podklady pro další instituce. Mzdová účetní také vystavuje potvrzení o výši příjmů, zápočtové listy po skončení pracovního poměru a další potvrzení. Cokoli zaměstnanci potřebují zařídit, vyřeší bez zbytečných odkladů a může přímo řešit např. zálohy na mzdy nebo konzultovat případné exekuce. Pro ostatní zaměstnance je často rádcem ve finančních záležitostech.

Další výhodou interního zpracování mezd je, že citlivá data týkající se příjmů zaměstnanců, jejich závazků i čísla účtů zůstávají pouze v interním systému a má k nim přístup pouze jedna osoba. Riziko úniku je tak minimalizováno a opět, v případě nutnosti může úřední správnost informace ověřit osobně přímo u zaměstnance.

Jedna mzdová účetní je schopna se postarat o 300 – 500 zaměstnanců. Většina firem si tedy poměrně dobře vystačí s pouze jednou mzdovou účetní v celém účetním oddělení. Tato skutečnost je ale dvousečná. Na jednu stranu, náklady na mzdovou účetní jsou fixní. Na druhou stranu, pokud účetní onemocní anebo odejde do penze či do jiné společnosti, je obtížné rychle najít dostatečnou náhradu. Některé společnosti toto riziko řeší delšími výpovědními lhůtami, jiné se snaží, aby o mzdovém účetnictví měl přehled i někdo další, kdo by dokázal výpadek krátkodobě nahradit.

V neposlední řadě, aby vše zvládla jedna interní účetní, musí samozřejmě vše ostatní dokonale fungovat – např. elektronická docházka (tzv. píchačky), bezchybná kooperace mezi zaměstnanci a mzdovou účetní. A to je bohužel vždy tak trochu problém.

Pokud však firmě vypadne mzdový účetní, může to znamenat výraznou komplikaci. Problémem je také nedostatek mzdových účetních, které by byly dostatečně zkušené a zároveň dostupné. Mzdové účetnictví se nikde nevyučuje jako samostatný obor a vyžaduje individuální vzdělávání. Předpisy týkající se zpracování mezd se velice rychle vyvíjejí a mimo základních znalostí je nutné průběžně absolvovat další školení a zvyšovat si kvalifikaci, což opět pro jednu osobu ve firmě může znamenat komplikaci – bude se věnovat vlastnímu vzdělávání anebo řešit každodenní agendu? Navíc školení pro účetní představuje pro zaměstnavatele další výdaje navíc. Nemluvě o tom, že čas, který toto vzdělávání zabere, pak chybí pro běžnou agendu.

Základní nevýhodou interního zpracování mezd je, vzhledem k současné situaci na trhu, vysoká zranitelnost tohoto pracovního místa v kombinaci s dalšími náklady. Ani když investujete do své účetní a pečlivě ji proškolíte, nemáte jistotu, že na své pozici vydrží a nebude nutné začít znova a v časovém presu. Ostatní zaměstnance to, že nemá mzdy kdo zpracovat, nezajímá.

Externí zpracování mezd – záchrana nebo riziko?

Externí zpracování mezd je trend, který jde ruku v ruce s trendem outsourcování všeobecně. Hlavní výhodou externího zpracování mezd je jistota, že bude vše vždy včas zpracováno bez ohledu na další okolnosti (nemoc zaměstnance, školení aj.). Firmy, které se věnují externímu zpracování mezd, mají skupinu vzájemně zastupitelných odborníků a specializovaný software. V případě outsourcování mzdového účetnictví si může být společnost jista, že  mzdy budou zpracovány bez ohledu na nemoc nebo na personální změny.

Další výhodou je cena. Při externím zpracování mezd firma fakturuje buď paušálně, nebo v závislosti na počtu položek (zpracovávaných mezd zaměstnanců). Cena je relativně nízká – hlavně díky specializaci a z toho plynoucí i vyšší rychlosti při zpracování jednotlivých úkonů.

Zvláště u malých firem (do 50 zaměstnanců) a u velkých společností (nad 200 zaměstnanců) je externí zpracování mezd finančně výhodnější, než zaměstnání interní účetní.

Hlavní nevýhodou externího poskytovatele je nutnost sdílení citlivých dat s další společností, ve které s daty pracuje více odborníků. Účetní firmy jsou si však rizik velmi dobře vědomy, a proto mají nastaveny velmi přísná bezpečnostní opatření. Překvapivě tak může být riziko úniku informací nižší, než u interní účetní.

Mzda versus faktura

Když pomineme měkké faktory, nejzásadnější je i u rozhodování o outsourcování zpracování mezd finanční stránka. Na jedné straně tak stojí vlastní mzda mzdové účetní, náklady na její kancelář a její vybavení, náklady na softwarové a hardwarové vybavení a náklady na další vzdělávání. Vlastní mzda musí být dostatečně vysoká a doplněna o motivační benefity tak, aby účetní neměla motivaci odejít jinam.

Náklady u zpracování externí firmou jsou předem jasně dané smlouvou. Díky tomu je možné poměrně přesně plánovat náklady na mzdové účetnictví i delší dobu dopředu. Navíc, společnosti poskytující služby zpracování mezd jsou pojištěny proti případným chybám.

Do čeho jít, pokud rozhoduje cena?

Pokud se rozhodujete, zda si najít inhouse mzdovou účetní anebo zpracování mezd outsourcovat, pravděpodobně se budete orientovat především podle dostupnosti a ceny. My doporučujeme, pokud ještě účetní nemáte, obrátit se primárně na externí společnosti. Zejména v případě malého množství zaměstnanců se to finančně vyplatí, nebudou starosti a získáte tak čas pro případné hledání interního mzdového účetního.

Orientační srovnání nákladů na zpracování mezd ve firmě se 100 zaměstnanci: 

Interní mzdová účetní Externí mzdová účetní
Mzdový náklad 22000 (mzda)
Povinný odvod ze mzdy 34% 3080
Aktualizace SW, vzdělávání 2000
Odpisy HW a spotřeba materiálu, telefon, režie kanceláře 7000
Další služby 1000 1000
Externí zpracování mezd pro 100 zaměstnanců 22000
Celkem 35080 23000

Foto: http://www.freeimages.com/photo/general-business-1241245

Napsat komentář

Vaše emailová adresa nebude zveřejněna. Vyžadované informace jsou označeny *

Můžete používat následující HTML značky a atributy: <a href="" title=""> <abbr title=""> <acronym title=""> <b> <blockquote cite=""> <cite> <code> <del datetime=""> <em> <i> <q cite=""> <strike> <strong>